Comme son nom l’indique, c’est la première étape d’un long processus qui peut, selon l’ampleur du projet, prendre jusqu’à un an à finaliser.

Durant cette phase, le partenaire d’implantation ERP et le client se réunissent pour discuter de la portée du projet, des révisions nécessaires, de la finalisation des contrats et des devis, ainsi que du démarrage du projet.

C’est à ce moment que l’équipe de projet s’assure que les deux parties sont alignées et que le projet est clairement défini. Les chefs de projet doivent garantir que tous les détails (obligations contractuelles, devis, tarification, ajustements finaux) soient réglés.

Bien entendu, des modifications peuvent être apportées tout au long du processus, mais le cadre de gestion de projet doit être en place.

La phase de planification établit la base d’un projet réussi. Elle commence par la définition des objectifs du projet et la formation de l’équipe.

Pour assurer cohérence et transparence, un environnement de bureau de gestion de projet (PMO) est mis en place.

Un logiciel de gestion de projet est utilisé pour assurer une amélioration continue et suivre les progrès via un registre des éléments ouverts, ce qui réduit le volume de courriels et donc les pertes d’information, tout en simplifiant les suivis.

À la fin de cette étape, une réunion de lancement est organisée pour officialiser le début du projet. Lors de cette réunion, les objectifs et la portée du projet sont présentés, incluant un aperçu de la méthodologie et des présentations d’équipe.

Les processus existants sont examinés en détail lors d’un examen des processus d’affaires (BPR) afin de configurer votre logiciel ERP selon vos besoins et objectifs spécifiques.

L’installation du matériel et des logiciels termine cette étape. Pour les déploiements SaaS, cela inclut la préparation de l’environnement infonuagique, tandis que pour les installations sur site, cela comprend la mise en place des serveurs physiques.

On passe ensuite à la phase de conception, qui débute avec une formation de base fournie par le partenaire ERP. Un calendrier de formation détaillé est proposé avec des sessions dirigées par des consultants pour garantir une bonne compréhension du système.

Un processus d’essai de conversion de données est mené pour faciliter la transition depuis votre ancien système. Cela inclut la capture de données, leur conversion en format Excel et leur importation dans Epicor.

Parallèlement, la configuration des nouveaux processus commence, incluant la mise en place des modules appropriés, la rédaction de la documentation de formation et la mise à jour des procédures internes.

L’équipe identifie et résout ensuite les écarts afin de s’assurer que toutes les exigences opérationnelles et de données soient bien prises en compte dans Epicor. Des scénarios de prototypage sont finalisés pour simuler des cas réels et valider la configuration proposée.

Le processus d’importation pilote des données commence par la capture des informations pertinentes depuis le système existant. Ces données sont ensuite converties via des fichiers Excel structurés pour assurer leur compatibilité avec Epicor.

Après conversion, les données sont importées dans Epicor pour les tests pilotes.

Des scénarios de prototypage sont alors exécutés pour simuler les opérations réelles. Ces scénarios sont testés de manière systématique avec un registre de suivi des résultats et des modifications.

Des ajustements sont faits selon les résultats pour optimiser les processus et corriger tout problème rencontré.

Une fois les scénarios terminés, les résultats sont validés : cela comprend la qualité des données importées, le bon fonctionnement des contrôles de processus, et la configuration correcte des appareils associés.

L’état de préparation global de l’organisation est ensuite évalué pour assurer une transition sans accroc.

Enfin, un comité de déploiement réalise une révision officielle. Si les objectifs pilotes ne sont pas atteints, un retour à l’étape de conception est planifié. Si tout est conforme, un document d’approbation est émis. Les risques restants sont identifiés et documentés, et le projet passe à la phase de mise en production.

La phase de formation utilisateur commence avec des sessions menées par des super utilisateurs désignés pour préparer les utilisateurs finaux. Ces formations permettent aux utilisateurs d’être à l’aise avec Epicor pour leurs tâches quotidiennes.

Ensuite vient l’importation finale des données, incluant la capture des dernières données du système existant, leur conversion via des fichiers Excel standards, puis leur importation dans Epicor. Cela garantit un système à jour prêt pour l’opérationnalisation.

La phase Go-Live marque le début de l’utilisation quotidienne d’Epicor. Durant cette période, un centre d’aide dédié est disponible pour assister les utilisateurs et répondre aux problèmes immédiats.

Cette phase comprend aussi le premier cycle de fin de mois dans le nouveau système pour en vérifier la stabilité.

Enfin, le projet passe à la clôture. Les responsabilités sont transférées à l’équipe de soutien pour la maintenance continue et l’assistance utilisateur. Un processus formel de clôture est réalisé, marquant le succès de l’implantation et la fin du projet.