Intégration d’Epicor à ADP
Epicor Kinetic et Prophet 21 gèrent les aspects opérationnels de l’entreprise : production, stocks, commandes, suivi du personnel et finances. ADP Workforce Now prend en charge les aspects liés aux ressources humaines : paie, RH, gestion des temps et des présences, avantages sociaux et réglementation.
Lorsque ces deux systèmes fonctionnent de manière indépendante, le décalage entre eux engendre de réels problèmes. Les équipes RH doivent ressaisir manuellement les données des salariés. Les heures de travail enregistrées dans Epicor ne sont jamais correctement synchronisées avec les cycles de paie dans ADP. Les erreurs de paie s’accumulent et l’établissement des rapports de conformité devient plus compliqué qu’il ne devrait l’être.
L’intégration d’Epicor à ADP Workforce Now via Epicor Automation Studio comble ce décalage. Elle relie les données opérationnelles et celles relatives aux effectifs de manière fiable et compatible avec les mises à jour, réduisant ainsi le travail manuel et offrant aux équipes RH et opérationnelles une vision cohérente de l’activité.
Table des matières
Pourquoi l’intégration d’Epicor et d’ADP Workforce Now est-elle importante ?
Les manufacturiers et les distributeurs qui utilisent Epicor et ADP en parallèle sont souvent confrontés aux mêmes problèmes lorsque les deux systèmes ne sont pas connectés :
- Saisie en double des données : les dossiers des salariés, les embauches et les départs sont mis à jour manuellement dans les deux systèmes, ce qui augmente le risque d’erreurs et d’incohérences.
- Inexactitudes dans la paie : les heures de travail saisies dans Epicor ne sont pas automatiquement transférées vers ADP, ce qui entraîne un rapprochement manuel et des erreurs de paie.
- Risque de non-conformité : l’absence de connexion entre les systèmes complique la tenue de registres précis pour les déclarations fiscales, la conformité au droit du travail et la déclaration des avantages sociaux.
- Lacunes dans le calcul des coûts par projet : lorsque les données de paie ne sont pas répercutées dans Epicor, les coûts de main-d’œuvre ne peuvent pas être imputés avec précision aux projets, aux services ou aux centres de coûts.
- Lenteur des processus RH : l’intégration, le départ et les modifications des avantages sociaux nécessitent des mises à jour manuelles sur plusieurs systèmes, ce qui ralentit les opérations RH.
En intégrant Epicor et ADP, les entreprises peuvent automatiser ces flux de travail, réduire les erreurs et garantir la cohérence des données relatives au personnel sur les deux plateformes.
Quelles sont les données généralement intégrées ?
La portée d’une intégration entre Epicor et ADP dépend des besoins de l’entreprise, mais la plupart des projets se concentrent sur un ensemble de flux de données essentiels :
- Dossiers des salariés : les embauches, les départs et les mises à jour de profil sont synchronisés entre Epicor et ADP afin de garantir une source unique de données fiables.
- Heures de travail : les données relatives au temps de travail et à la présence saisies dans Epicor, y compris les heures passées en atelier provenant du système MES ou des modules de suivi du temps, sont transférées vers ADP pour le traitement de la paie.
- Écritures du grand livre : les écritures comptables relatives à la paie provenant d’ADP sont réintégrées dans le module financier d’Epicor pour une répartition précise des coûts et une production de rapports fiable.
- Avantages sociaux et retenues : les données relatives à l’adhésion aux avantages sociaux et aux retenues sont harmonisées entre les systèmes RH et ERP.
- Événements liés aux embauches et aux départs : des flux de travail déclenchés qui mettent automatiquement à jour les deux systèmes lorsque le statut d’un salarié change.
L’objectif n’est pas de dupliquer l’intégralité des bases de données, mais de garantir que chaque système reçoive les données dont il a besoin pour remplir sa fonction avec précision et en temps voulu.
Fonctionnement de l’intégration entre Epicor et ADP
Connectivité basée sur les API
Les intégrations modernes entre Epicor et ADP s’appuient sur des API REST pour établir des connexions sécurisées et fiables entre les deux plateformes. ADP Workforce Now met à disposition une suite d’API bien documentée qui prend en charge les données relatives aux salariés, à la paie, aux temps de travail et aux avantages sociaux. L’architecture API ouverte d’Epicor permet aux données d’entrer et de sortir de Kinetic et de Prophet 21 sans nécessiter de personnalisation fragile au niveau de l’interface utilisateur. Ensemble, ces API constituent la base d’une intégration stable et facile à maintenir.
Flux de travail d’Epicor Automation Studio
Epicor Automation Studio est l’outil principal permettant de créer et de gérer l’intégration du côté d’Epicor. Basé sur Workato et intégré de manière native à la fois à Kinetic et à Prophet 21, Automation Studio déplace la logique applicative vers le côté serveur, loin de l’interface utilisateur.
Les flux de travail restent ainsi stables lors des mises à niveau d’Epicor, ce qui réduit les risques liés à la maintenance au fil du temps. Grâce à Automation Studio, les entreprises peuvent automatiser les transferts de données, appliquer des règles métier, planifier l’exportation des données de paie et gérer les situations d’erreur sans intervention manuelle.
Gestion des erreurs et surveillance
La fiabilité des intégrations dépend entièrement de leur gestion des erreurs. Une intégration Epicor-ADP bien conçue comprend une surveillance automatisée qui détecte les transactions ayant échoué, consigne les erreurs et alerte les personnes concernées lorsqu’une intervention est nécessaire. Sans ce dispositif, les divergences de données peuvent passer inaperçues jusqu’à ce qu’elles se traduisent par des erreurs de paie ou des problèmes de conformité.
Epicor Automation Studio : le moteur d’intégration
Automation Studio permet aux entreprises d’accéder à une bibliothèque de connecteurs et de modèles de flux de travail prédéfinis, notamment pour ADP Workforce Now, sans avoir à développer de code personnalisé pour chaque point d’intégration.
Pour une intégration entre Epicor et ADP, Automation Studio gère la logique métier : quels dossiers d’employés synchroniser, quand transférer les heures de travail vers ADP, comment traiter les exceptions et comment renvoyer les écritures comptables de paie vers Epicor. Comme les flux de travail s’exécutent du côté serveur et en dehors de la couche d’interface utilisateur, ils restent stables lorsque Epicor publie des mises à jour. Cette sécurité lors des mises à jour est l’une des principales raisons de réaliser l’intégration via Automation Studio plutôt que par des scripts point à point ou des outils dépendants de l’interface utilisateur.
Comment approcher l’intégration entre Epicor et ADP
Évaluer les systèmes actuels
Examinez comment les données relatives aux salariés, aux heures de travail et à la paie circulent actuellement entre Epicor et ADP. Identifiez les étapes manuelles, les points où des erreurs surviennent généralement et les éléments de données qu’il est le plus crucial d’automatiser en priorité.
Définir les objectifs et le champ d’application des données
Déterminez quels flux de données doivent être automatisés, dans quel sens ils doivent circuler, et si des mises à jour en temps réel ou programmées sont appropriées pour chacun d’entre eux. Un champ d’application clairement défini évite que l’intégration ne prenne une ampleur qui augmenterait les risques et la complexité.
Planification de l’architecture d’intégration
Déterminez comment les flux de travail d’Automation Studio relieront Epicor à ADP, comment les erreurs seront gérées et comment l’intégration sera surveillée au fil du temps. C’est au cours de cette phase de planification que la plupart des problèmes d’intégration sont évités.
Implantation et tests
Mettez en place l’intégration par étapes, en testant chaque flux de travail avec des données représentatives avant de passer à la suivante. Vérifiez que les heures de travail sont correctement transférées vers la paie, que les écritures comptables sont enregistrées sur les bons comptes et que les changements de statut des salariés déclenchent les mises à jour appropriées dans les deux systèmes.
Formation des utilisateurs et suivi
Assurez-vous que les équipes des ressources humaines, de la paie et des opérations comprennent comment les données circulent entre les systèmes et savent quoi faire en cas d’anomalie. Mettez en place un suivi dès le premier jour et examinez régulièrement les performances de l’intégration.
Meilleures pratiques pour une intégration réussie
Définir dès le départ la responsabilité de chaque système
Déterminez clairement quel système est responsable de chaque élément de données avant de mettre en place tout flux de travail. ADP doit être responsable des calculs de paie, de la conformité fiscale et de l’adhésion aux avantages sociaux. Epicor doit être responsable de la saisie des heures de travail, du calcul des coûts par projet et des données opérationnelles. Le fait de mélanger les responsabilités engendre des conflits et des écrasements de données difficiles à démêler après la mise en service.
Ne mappez que les données essentielles
Tenter de synchroniser tous les champs entre Epicor et ADP ajoute de la complexité sans apporter de valeur ajoutée. Concentrez-vous sur les flux de données qui contribuent directement à la précision de la paie, à la conformité et à la répartition des coûts. Une intégration ciblée est plus facile à maintenir, plus simple à dépanner et moins susceptible de présenter des dysfonctionnements lors des mises à jour du système.
Concevoir pour garantir la sécurité des mises à jour
Epicor et ADP publient régulièrement des mises à jour. Les intégrations reposant sur des scripts au niveau de l’interface utilisateur ou sur des connexions point à point fragiles cessent de fonctionner dès qu’un des deux systèmes est mis à jour. L’utilisation des flux de travail côté serveur d’Automation Studio et des API publiées par ADP garantit que l’intégration continue de fonctionner à mesure que les deux plateformes évoluent.
Plan de surveillance et de gouvernance
Une surveillance continue est indispensable. Les journaux d’erreurs, la surveillance des transactions et les examens périodiques permettent de détecter les écarts de données avant qu’ils ne se transforment en problèmes liés à la paie. Attribuez clairement les responsabilités en matière de surveillance de l’intégration après la mise en service et mettez en place un processus d’évaluation des performances à mesure que les volumes de paie ou la structure de l’entreprise évoluent.
Défis courants à éviter
- Ne pas aligner les calendriers des cycles de paie sur les horaires de synchronisation des données, ce qui entraîne des cycles de paie incomplets
- Considérer l’intégration comme un projet technique ponctuel plutôt que comme un processus opérationnel continu
- Laisser subsister des doublons dans les fiches du personnel entre Epicor et ADP
- Mettre en place des flux de travail qui reposent sur une logique au niveau de l’interface utilisateur et qui cessent de fonctionner lors des mises à jour
- Négliger la gestion des erreurs, ce qui entraîne des écarts de paie qui apparaissent en fin de mois
FAQ sur l’intégration d’Epicor à ADP
Collaborez avec EC Solutions pour l’intégration d’Epicor à ADP
La connexion d’Epicor à ADP Workforce Now nécessite bien plus qu’une simple connectivité technique. Elle exige une compréhension claire de la manière dont les données de paie, les heures de travail et les dossiers des salariés interagissent entre les plateformes ERP et RH, ainsi que de la manière de concevoir des flux de travail qui restent fiables à mesure que les deux systèmes évoluent.
EC Solutions est spécialisé dans les intégrations Epicor pour les manufacturiers et les distributeurs. Nous aidons les entreprises à concevoir des flux de travail Automation Studio qui résistent aux mises à jour, dont la portée est correctement définie et qui sont alignés sur les processus réels de paie et de ressources humaines. De l’évaluation initiale et du mappage des données à l’implantation, aux tests et à la surveillance continue, nous vous accompagnons de A à Z.