Comment préparer vos données avant une migration vers Epicor Kinetic
L’aspect technique du transfert des données vers Epicor Kinetic n’est pas ce qui détermine la réussite ou l’échec d’une migration. C’est la préparation qui fait la différence. Une migration reposant sur des données propres et correctement définies est mise en production dans les délais et fonctionne correctement. Une migration reposant sur des années de données héritées non vérifiées est mise en production en retard, fonctionne au ralenti et engendre des problèmes qui prennent des mois à résoudre.
Ce guide vous explique comment préparer correctement vos données : ce qu’il faut laisser de côté, ce qu’il faut nettoyer, comment les mapper et comment les tester avant de valider la migration.
Table des matières
Pourquoi la préparation des données est déterminante pour la réussite de votre migration
Les données de mauvaise qualité ne s’améliorent pas lorsqu’elles sont transférées vers un nouveau système. Elles sont au contraire amplifiées. Les doublons dans les fiches clients, les références obsolètes et les conventions de nommage incohérentes, qui ne constituaient qu’un désagrément mineur dans votre ancien système, deviennent des problèmes réels dans Kinetic, où davantage de processus dépendent de l’exactitude de ces données. La fiabilité de chaque fonction en aval, de la planification des besoins (MRP) au calcul des coûts par projet en passant par la création de rapports, dépend entièrement de la qualité des données qui l’alimentent.
Une mauvaise préparation des données est la cause la plus fréquente des retards dans les migrations ERP ou des résultats décevants après la mise en service. Le transfert en lui-même est un problème technique résolu. Le travail qui détermine la réussite se fait avant le transfert : décider ce qui doit être transféré, corriger ce qui ne fonctionne pas et vérifier que tout s’aligne correctement dans le nouveau système.
1. Auditez et dressez l’inventaire de vos données existantes
Avant toute chose, dressez un tableau complet de ce dont vous disposez. Un inventaire des données répond à trois questions : quelles sont les données existantes, où se trouvent-elles et dans quel état sont-elles ?
Dans un environnement de fabrication, cela implique de recenser les dossiers clients et fournisseurs, les fiches de stock et de pièces, les nomenclatures, les gammes opératoires, les commandes en cours et historiques, ainsi que les données financières. La plupart de ces données se trouvent dans votre ERP actuel, mais certaines sont presque toujours stockées ailleurs : dans des tableurs, sur des disques partagés, dans un outil de devis autonome ou encore sur l’ordinateur d’un collaborateur. L’inventaire met tout cela en évidence et vous indique sur quelles données vous travaillez réellement avant que vous ne commenciez à prendre des décisions à leur sujet.
2. Décider ce qu’il ne faut pas migrer
L’étape la plus importante d’une migration de données est aussi celle que la plupart des organisations négligent : décider ce qu’il faut laisser de côté.
L’instinct est de tout transférer : des années d’historique des transactions, chaque fiche client, chaque dossier clôturé, chaque pièce jointe. Cet instinct est une erreur. Importer tout dans Kinetic entraîne un ralentissement des performances, des conflits de schémas et une augmentation des coûts de licence et de stockage. Un nouveau système chargé d’une décennie de données obsolètes est plus lent et plus difficile à utiliser qu’un système ne contenant que ce dont l’entreprise a réellement besoin.
La meilleure approche consiste à séparer les données actives des données historiques. Les données actives, c’est-à-dire les clients, les pièces, les fournisseurs, les commandes en cours et les documents financiers actuels que votre équipe utilise au quotidien sont migrées vers Kinetic. Les données historiques que vous devez conserver à des fins de conformité ou de référence, mais que vous n’utilisez pas dans le cadre de vos opérations, sont archivées dans un emplacement sécurisé et consultable en dehors de l’ERP. Cela permet de garder Kinetic propre et rapide tout en préservant chaque enregistrement que vous êtes légalement ou opérationnellement tenu de conserver.
Cette décision unique, prise dès le début, détermine tout ce qui suit. Elle réduit le volume de données que vous devez nettoyer, raccourcit le délai de migration et garantit que votre nouveau système fonctionne comme il se doit.
3. Nettoyer, standardiser et valider
Une fois que vous savez ce dont vous disposez et ce que vous conservez, le travail d’assainissement des données commence. Il s’agit de trois étapes distinctes, à effectuer dans l’ordre.
Nettoyage
Supprimez les doublons, les enregistrements obsolètes et les erreurs connues. Le client qui n’a pas passé de commande depuis quinze ans, la référence remplacée il y a trois révisions, le fournisseur avec lequel vous avez cessé de travailler en 2019. Si ces éléments ne sont pas actifs et que vous n’en avez pas besoin sur le plan opérationnel, ils n’ont pas leur place dans l’ensemble de données à migrer.
Standardisation
Appliquez des formats et des conventions de nommage uniformes à l’ensemble des données. Numérotation des références, unités de mesure, formats d’adresse, nommage des clients. Les incohérences que votre ancien système tolérait entraîneront des enregistrements en double et des erreurs de mise en correspondance dans Kinetic. Il est bien plus facile de standardiser les données avant la migration que de corriger ces problèmes après coup.
Valider
Vérifiez l’exactitude des données avant leur transfert et non après. Assurez-vous que les quantités, les coûts et les relations entre les enregistrements sont corrects. Une validation avant la migration permet de détecter les problèmes lorsqu’ils sont encore peu coûteux à résoudre. Une validation après la mise en service implique de les corriger dans un système de production en direct, sous pression.
4. Mappage de vos données vers Epicor Kinetic
Le mappage des données consiste à aligner les champs de vos données existantes sur la structure de Kinetic. Chaque champ de votre ancien système doit trouver sa place dans le nouveau et il est rare que les deux correspondent parfaitement.
Cette étape a tendance à mettre en évidence des problèmes dont vous ignorez l’existence : des champs utilisés de manière incohérente, des données stockées au mauvais endroit, des informations présentes dans votre ancien système mais qui n’ont pas d’équivalent naturel dans Kinetic. C’est en effectuant soigneusement ce mappage que vous pourrez détecter ces incohérences avant qu’elles ne se transforment en erreurs de migration. Il s’agit d’un travail minutieux qui mérite d’être réalisé correctement, car une erreur de mappage répliquée sur des milliers d’enregistrements est très difficile à corriger par la suite.
5. Choisissez votre approche de migration
Il existe trois approches courantes pour transférer les données et le choix de la plus adaptée dépend de la taille et de la complexité de votre système.
Une migration « big bang » transfère toutes les données en une seule fois, lors d’une transition unique. Elle convient aux petites structures dont les données sont moins complexes ; elle est plus rapide, mais comporte davantage de risques car tout se passe simultanément.
Une migration par étapes transfère les données progressivement, ce qui permet d’effectuer des tests et des ajustements entre chaque phase et réduit les risques, mais prend plus de temps.
Une approche hybride combine les deux méthodes : elle transfère d’abord les données de référence critiques, puis intègre le reste par étapes, offrant ainsi un bon compromis entre rapidité et sécurité.
La plupart des fabricants de taille moyenne optent pour une variante de la migration par étapes ou hybride, car la réduction des risques justifie généralement le temps supplémentaire nécessaire.
6. Testez avant de valider
Aucune migration de données ne doit être mise en production sans avoir été testée au préalable. Effectuez la migration sur un petit ensemble de données représentatif dans un environnement de test et vérifiez attentivement les résultats. Les enregistrements ont-ils été placés au bon endroit ? Les relations entre les clients, les commandes et les pièces sont-elles intactes ? Les chiffres concordent-ils ?
Prévoyez plusieurs cycles de tests. Le premier test met presque toujours en évidence des problèmes, et il vaut mieux les détecter dans un environnement de test plutôt que dans l’environnement de production le jour de la mise en service. C’est grâce aux tests qu’un plan de migration devient une migration fiable.
L’approche d’EC Solutions en matière de migration de données
Chez EC Solutions, lorsque nous entamons une migration de données avec un fabricant, notre première démarche consiste à dresser un inventaire complet des données : ce qui existe, où elles se trouvent et dans quel état elles sont. La plupart des fabricants disposent de plus de données réparties dans davantage d’endroits qu’ils ne le pensent et il est impossible de prendre des décisions éclairées à leur sujet tant que l’on n’a pas une vue d’ensemble de l’ensemble de ces données.
Cet inventaire permet d’aborder la question la plus importante : ce qu’il faut transférer et ce qu’il faut laisser de côté. Les clients partent souvent du principe que tout doit être transféré et ils sont surpris d’apprendre que le transfert vers Kinetic de quinze années de dossiers clôturés et de clients inactifs nuit considérablement au système sur lequel ils s’apprêtent à s’appuyer. Distinguer ce qui doit être migré de ce qui doit être archivé détermine le coût, le calendrier et les performances du système final ; c’est pourquoi nous clarifions ce point dès le début plutôt que plus tard.
Nous faisons également preuve d’honnêteté en matière de qualité des données. La plupart des fabricants sont confrontés à davantage de problèmes de données qu’ils ne le pensent et ces problèmes n’apparaissent qu’une fois que le travail d’inventaire et de nettoyage commence. Un calendrier de migration qui part du principe que les données sont propres est un calendrier voué à prendre du retard. Nous préférons établir dès le départ un calendrier réaliste qui tienne compte du travail de nettoyage, plutôt que de découvrir le désordre à mi-parcours et de dépasser la date de mise en service.
Ce n’est pas un travail très glamour. Mais c’est ce qui fait la différence entre un système Kinetic auquel votre équipe fait confiance dès le premier jour et un système qu’elle passera la première année à remettre en question. Si vous envisagez de passer à Kinetic et que vous souhaitez comprendre ce que vos données exigeront réellement, c’est une discussion qu’il vaut mieux avoir dès le début.