FAQ

Q?

Comment obtenir le solde moyen quotidien d’un compte ?

A.

Vous pouvez obtenir le solde moyen quotidien d’un compte dans plusieurs rapports par une simple configuration.

Dans le menu de Configuration du solde quotidien, vous devez ajouter les comptes dont vous voulez obtenir le solde quotidien. Par exemple, si vous ajouter le compte de banque dans les paramètres du menu.

Une fois la configuration terminée, l’opération de vérifier des fichiers de solde (verify balance) doit être exécuter afin de remettre à jour les soldes quotidiens dans les comptes sélectionnés.

Par la suite, le solde quotidien moyen des comptes sera disponible dans les rapports.

Par exemple le rapport de balance de vérification inclura une colonne avec le solde quotidien moyen en plus des débits et crédits pour la période.

Inclus ci-dessous les écrans discutés et le résultat du rapport.

Configuration du solde quotidien

Vérifier fichiers de solde

Balance de vérification

Rapport

Q?

Comment prendre le contrôle de vos comptes débiteurs impayés ?

A.

Les comptes débiteurs sont l'un des plus gros actifs de toute entreprise, et c'est généralement l'un de ses plus fluides. Cependant, la plupart des entreprises doivent radier 4% de cet actif chaque année. C'est un coût substantiel pour l'entreprise qui peut être considérablement réduit avec une meilleure gestion. Prenez le contrôle de vos comptes débiteurs impayés et réduisez le nombre de jours d'encaissement (DSO) grâce à la gestion automatisée des RA. La fonctionnalité complète comprend:

  • Collection management
  • Centralized activities
  • Collection templates

Q?

Pourquoi planifier l’approvisionnement de contrats ?

A.

Dans certains cas, il est important de planifier l’approvisionnement en vue de contrats à venir, sans nécessairement avoir une vision granulée des futures demandes fermes. Le délai d’approvisionnement de certaines matières premières (tel que les importations) peuvent entre un facteur à prendre en considération dans une planification à long terme de l’approvisionnement. La fonctionnalité de contrat planifié disponible dans EPICOR ERP, offre la flexibilité permettant de définir des contrats planifiés et d’y attacher des codes de projets. Ces entrées déclencheront les processus d’approvisionnement via des bons de production et des bons d’achat. Une fois ces Les pièces reçues en inventaire seront alors ‘réservées’ dans une localisation dédiée au contrat, les rendant ainsi non disponibles pour les autres demandes. Une fois que les demandes se concrétisent en entrant de nouvelles commandes clients, ou bons de travail associés au code de projet identifié dans le contrat planifié, le système réservera alors les quantités disponibles à partir des locations d’entrepôts, dédiées au contrat planifié, sans engendrer de nouvelles demandes d’approvisionnement et sans affecter les inventaires possiblement disponibles dans d’autres locations d’entrepôt, non dédiées aux contrats planifiés.

Q?

Saviez-vous que vous pouvez vous-même programmer des alertes pour vos usagers

A.

Les avantages et les étapes pour configurer les alertes globales standard dans Epicor 10.2.

Les alertes globales standard (Epicor 10.2)

Les alertes globales sont des messages qu’on active pour aider les usagers à suivre certaines activités dans l’application. Les alertes standard sont de alertes globales prédéfinis qu’on active par Global Alert Maintenance.

Configuration basique des alertes globales standard dans 10.2

Avant d’activer les alertes globales standard, il faut configurer l’application EPICOR pour qu’elle soit en mesure d’envoyer des messages email. Pour le faire, suivre les étapes suivantes :

Company Maintenance

  1. Ouvrir la fenêtre System Setup>Company/Site Maintenance>Company Maintenance
  2. Aller vers l’onglet « Email and Reporting»
  3. Dans boite de groupe Email Link, le champ Port spécifie le numéro de porte à utiliser lors de la transmission de messages email toute a long la compagnie. Assurer de rentrer un numéro de port non utilisé. Ce port est utilisé lorsqu’on envoie une alerte avec un lien (sysconfig).
  4. Dans le champ Email Address, spécifier l’adresse email From par défaut pour transmettre les alertes globales. Cette adresse peut être remplacé lors de la maintenance des alertes standard. Il faut assurer que l’adresse soit valide dans la compagnie.
  5. Le champ Email Label spécifie l’étiquette email From par défaut qui sera affiché dans l’alerte global email. Comme l’adresse, l’étiquette peut être personnalisé pour chaque alerte.
  6. Dans le champ SMTP Server il faut spécifier le serveur SMTP qui distribue les courriers électroniques dans la compagnie.
  7. Ensuite, entrer le numéro de port qui gère le courrier électronique de votre entreprise
  8. Cliquer le bouton Save dans la barre d’outils.

Data Directive

Les alertes globales ont besoin d’une directive de données BPM pour surveiller une table de base de données spécifique ainsi que pour définir les conditions pour déclencher les alertes et l’envoi de messages d'alerte par courrier électronique en fonction des modifications de la table surveillée.

Dans le cas des alertes globales, il faut créer une directive pour surveiller la table AlertQue et envoie des messages aux destinataires définis dans la configuration d’une alerte globale standard

  1. Ouvrir la fenêtre System Management>Business Process Manegement>Data Directives Maintenance
  2. Rentrer le nom de la table AlertQue (ou le sélectionner à partir de la recherche)

  3. Aller vers l’onglet Standard>Détail
  4. Cliquer le menu File>New>New Standard Directive
  5. Rentrer un nom pour la directive dans le champ Directive Name
  6. Cliquer le bouton Design

  7. Sélectionner et glisser l’icône de condition à utiliser pour déclencher l’alerte. Par la suite, cliquer le bouton New dans l’onglet Actions dans la liste en bas.

  8. Cliquer la flèche pour déployer la liste déroulante. Puis sélectionner l’option « There is at least one updated row in the specified table»

  9. Cliquer la liste déroulante Updated et sélectionner l’option Added

  10. Cliquer sur le lien specified. La fenêtre Select Table sera affichée. Assurer que la table sélectionnée soit ttAlertQue. Cliquer le bouton OK.

 

  1. Noter la condition est changée à « There is at least one added row in the ttAlertQue table»
  2. Sélectionner et glisser l’icône Send E-Mail

  3. Cliquer dans le lien designed. La fenêtre pour configurer le message électronique sera affichée.

  4. Entrer comme nom « Global Alert Email ». Puis faire un clic droit sur le champ From. Dans le menu contextuel, sélectionner l’option Field Query

  5. Dans le champ Name, entrer From. Dans le filtre, choisir l’option Added records. Dans la liste Fields, sélectionner EmailFrom. Finalement, cliquer le bouton OK.

  6. Cliquer chaque un de champs restantes dans le formulaire. Sélectionner l’option Field Query et répéter l’étape précédente. Ajouter les tables souventes au Template.
Template Field Field Query Name Filter Table Field
TO TO Added records EmailAddr
CC CC Added records EMailCC
Subject Subject Added records Subject
Body Body Added records AlertText

 

  1. Une fois c’est fini, chaque champ dans le Template a une variable. Finalement, cliquer le bouton OK.

  2. Une fois dans la fenêtre de design, cliquer l’Icone Start et glisser une des flèches vers l’icône Condition. Puis sélectionner l’icône Condition et glisser la flèche la plus proche a l’étiquette True vers l’icône Send E-mail. Finalement, cliquer le bouton Save.

  3. Dans une prochaine infolettre, nous allons montrer un exemple comme activer une alerte standard ainsi qu’un exemple d’usage.

 

 

Q?

Saviez-vous que l’on peut entrer l’information financière provenant d’un exercice budgétaire dans Epicor?

A.

Budget de Comptes

En effet, il est facile d’importer directement à partir d’Excel en allant dans le menu Gestion Financière > Grand Livre > Mise en Cours > Budget de Comptes.

De plus, il est maintenant possible de créer plusieurs codes de budget afin d’identifier les différentes versions et/ou révisions.

Ainsi, ces différents budgets pourront être utilisés dans les différents rapports financiers.

Q?

Saviez-vous que vous pouvez faire la gestion des bon de travail intersites?

A.

Gestion des bons de travail intersites

Le logiciel EPICOR ERP permet la gestion de multiples sites sous la même compagnie, permettant ainsi d’opérer sous des calendriers de production indépendants d’un site à l’autre et d’assigner des ressources de production propres à chaque site. Afin d’optimiser la planification des bons de travail ayant des dépendances avec d’autres bons de travail à effectuer dans un autre site, la fonctionnalité permettant de gérer l’interdépendance des bons de travail à travers de multiples sites a été incorporée au logiciel EPICOR ERP depuis la version 10.0. Afin d’activer cette fonctionnalité, il est important de cocher les options à cet égard, disponible dans l’écran de maintenance de sites sous l’onglet de planification.

Cette interdépendance permet ainsi à un bon de travail parent dans un site d’influencer la planification des bons de travail enfants d’un autre site tout comme permettre aux bons de travail enfants d’influencer la planification du bon de travail parent. Pour ce faire, le concept Bon de travail pour Bon de travail (Job Made to Job) rentre en ligne de compte pour créer la relation entre les bons de travail. Cette relation se crée lors du lancement des bons de travail, soit via le processus MRP ou lors de la création manuelle d’un bon de travail. Le système reconnait alors que certaines assemblées sont fabriqués dans un site différent que  celui du parent et créera alors les bons de travail enfants sous le site correspondant, ces bons de travail enfants seront en lien direct avec le bon de travail parent et de type  Produit pour Bon de travail (Make to Job).

Lors de la création manuelle d’un bon de travail, il est important de cocher l’option permettant de créer et programmer les bons de travail enfants à travers les autres sites aussi.

Parmi les avantages d’une gestion efficace des bons de travail intersites nous retrouvons entres-autres :

  • Peut améliorer la réduction des coûts en réduisant les travaux en cours en attente à travers multi-sites. Le tout étant en lien direct via la relation des bons de travail parents/enfants.
  • Contribue à mieux gérer la production en mode Just à Temps lorsqu’il s’agit de ré céduler les bons de travail intersites.
  • Permet de cédule le bon de travail parent et ses bons de travail enfant intersites comme étant un seul groupe de bons de travail, en effectuant une seule action.
  • Permet de visionner les relations entre les bons de travail à travers de multiples sites.
  • Permet une meilleure coordination des achats à travers les sites, pour répondre aux besoins d’approvisionnement en matières premières.
  • La distribution des coûts de production demeure ventilée par site, et le système accumule les coûts des assemblées sous le produit fini.

 

 

Q?

Saviez-vous que vous pouvez fermer les modules avec différentes dates afin de prévenir d’avoir des transactions dans un module qui est fermé ?

A.

Le menu Earliest Apply date (la date d’application la plus rapprochée) est un menu qui vous permet de fermer les modules par type de transactions.  Vous pouvez inscrire une date pour chacun des modules ci-dessous, une fois inscrit un message d’erreur va apparaître si une personne tente de poster une transaction avant cette date.   Cette fonction est pour prévenir d’avoir des transactions dans un module qui est fermé.  Par exemple, les transactions des comptes à recevoir pourraient être fermé et la période ouverte pour permettre d’avoir des transactions aux comptes payables, grand livre et aux autres modules.  Cette fonction est pour appliquer la première date possible dans le module concerné.

Cette date peut être définie pour les modules ci-dessous;

  • Cash Management
  • Accounts Receivable
  • Accounts Payable
  • Inventory and Production
  • Asset Management
  • Payroll

Vous pouvez utiliser cette fonction séparément ou conjointement avec la fermeture des périodes.  La fermeture des périodes ferme tous les modules tandis que celle-ci permet de fermer module par module.

Q?

Comment devenir plus efficace en visualisant rapidement vos pièces jointes ?

A.

Saviez-vous qu’il y a une fonctionnalité disponible dans les tableaux de bord qui permet de visualiser facilement les documents pièces jointes dans Epicor (exemple : PDF, Images, etc.)?

Ainsi lorsqu’une ligne est sélectionnée, le document s’affiche automatiquement à l’écran.

Cette fonctionnalité peut être ajoutée à vos écrans tels que sur le plancher de production pour visualiser les plans de pièce ou pour visualiser les commandes de vos clients.

Ceci vous permettra de faciliter l’échange d’information et s’harmonise parfaitement dans une orientation « sans papier ».

Si vous souhaitez personnaliser votre écran,  contactez l’équipe d’ECS !

 

Comment faire ?

Pour ce faire, vous devez ajouter l’onglet New URL/XSLT et assigner un champ de référence décrivant le chemin vers le fichier.

Ce champ de référence devra préalablement être publié dans le tableau de bord.

Q?

Comment gérer les produits discontinués ou écoulés ?

A.

Lors de l'entrée votre décompte physique, vous est-il déjà arrivé de devoir retourner un très grand nombre de tags à 0, car la production de la série était discontinuée, les pièces ont été déjà écoulées ou des centaines de pièces sont sorties dans la liste des pièces à décompter. Vos employés doivent donc retourner tous ces tags à 0.

Comment gérer les produits discontinués ou écoulés ?

  • Sélectionner les tags visés par le retour à 0 dans l'entrée des tags.
  • Cliquer droit sur la liste et sélectionner "Copy All Include Labels" (voir fig. 1)
  • Puis coller le tout dans une grille Excel : il faudra alors remplir les colonnes: Counted Qty, Returned, Counted By, Date Counted. (voir fig. 2) ** Attention de ne pas changer l'ordre des lignes et colonnes **
  • Copier le résultat, à partir de la ligne 2 de la grille (pour exclure les entêtes).
  • Cliquer droit sur la première ligne de la grille, puis sélectionner Past Update. (voir fig. 3)

Note: Il est aussi possible d'utiliser cette même technique dans toutes les grilles Epicor, mais il est très important de conserver la position des colonnes et l'ordre des lignes, car la fonction Paste Update ne valide pas la clé de la ligne ni les colonnes, elle ne fait que coller les informations sur les lignes existantes.

 Fig. 1 – Sélectionner les tags à retourner à 0.

Fig. 2 – Mettre à jours les tags désirés

Fig 3. – Recopier les informations dans Epicor

 

Q?

Vous arrivent-ils parfois de travailler de l’extérieur du bureau et avoir une connexion instable, et recevoir des erreurs de connexion, ce qui vous oblige à refaire vous entrées ?

A.

Saviez-vous qu’il existe un paramètre dans la maintenance des sécurités des usagers qui vous permet de prévenir ces désagréments en cas de déconnexion? Advenant une déconnexion, l’usager reçoit alors un message indiquant que le serveur est injoignable. Et une fois la connexion rétablie, les informations peuvent être sauvegardées sans problème. Notez que cette fonctionnalité est intégrée dans la version 10 d’Epicor pour en assurer une meilleure stabilité !

Q?

Connaissez-vous avec l’impression automatisée ?

A.

Il permet de programmer des impressions de documents sur des imprimantes spécifiques.

Consultez maintenant !

(désolé, seulement disponible en anglais)

Q?

Est-il possible de créer et d’afficher une fenêtre de dialogue customisé par un BPM ?

A.

Oui, l’outil « BPM Data Form » permet de créer un formulaire avec des champs qui devra être rempli par l’usager lors de l’exécution du BPM. Il est ensuite possible de créer une « customization » complète sur celle-ci et de l’assigner.

Q?

Plusieurs compagnie ou usine ?

A.

Vous est-il déjà arrivé de vous poser la question, dans quelle compagnies ou usine un écran de saisie est ouvert?

Saviez-vous qu'Epicor offre la possibilité de définir une couleur différente par compagnie ou usine?

De cette façon, si vous faites la saisie de bons de travail sur deux compagnies simultanément, il vous sera plus facile de déterminer dans quelle compagnie vous êtes, cela aidera à prévenir les erreurs de saisie.

Pour plus de détails, contactez un(e) de nos conseillers(ères).

 

Q?

Comment améliorer la collaboration et la traçabilité à l’interne ?

A.

À partir de la version 10 d’Epicor, l’Entreprise Sociale offre plusieurs fonctionnalités, dont la possibilité de collaborer directement avec vos collègues et de maintenir un historique complet de vos interactions et/ou des interactions avec une transaction particulière.Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, on peut voir tous les échanges relatifs à la commande 5463, ce qui permets de comprendre ce qui s’est passé avec cette transaction.

Q?

Difficulté lorsque vous reportez un groupe volumineux ?

A.

Il est possible qu'Epicor prenne plusieurs minutes avant de compléter la procédure.

Cependant, il est important de ne jamais retourner dans un groupe avant que celui-ci ne soit reporté, sinon vous risquez de bloquer la procédure.

Afin d'éviter ce désagrément, Epicor a mis à notre disposition le Moniteur Système, que vous retrouverez dans le coin droit de votre bar de tache Windows.

Il est possible d'activer la bulle d'information qui vous indique dès qu'une procédure est terminée.

Donc avant de rouvrir votre groupe, assurez-vous que les procédures de report sont toujours terminées.

Q?

Comment figer des colonnes ?

A.

Dans les grilles du système, vous pouvez figer des colonnes, ce qui vous permettra de vous déplacer dans la grille en gardant les colonnes choisies visibles.

Il suffit de cliquer sur la petite barre (voir image ci-dessous) et de la traîner (drag) en position voulue.

Q?

Avez-vous des problèmes d’impressions ?

A.

Vous n’avez qu’à démarrer le Task Agent.

Voici les étapes :

  1. Accéder Task Agent Service Configuration
  2. Double-cliquer sur l’environnement à problème
  3. Désélectionner la case Enabled (mettre hors ligne le Task Agent)
  4. Cliquer sur enregistrer
  5. Cocher la case Enabled (mettre en ligne le Task Agent)
  6. Cliquer sur SAVE

Dans 2-3 min, vous aurez vos impressions !

Q?

Quels sont les produits d’EPICOR offerts par EC Solutions ?

A.

Epicor ERP

Epicor® offre une nouvelle approche dans la planification des ressources de l'entreprise et des systèmes ERP. Afin d’offrir des logiciels conçus, développés et utilisés pour répondre à votre réalité, nous avons redéfini le logiciel ERP pour optimiser la productivité dans tous les domaines de votre organisation. ERP est l'outil qui peut inspirer votre entreprise à innover et à penser différemment à propos de votre entreprise. Epicor ERP est un logiciel d'affaires qui peut ouvrir des possibilités qui n'ont pas été exploitées. Au service de milliers clients dans plus de 150 pays, le logiciel ERP d'Epicor offre la possibilité d’une augmentation de la rentabilité autant pour un marché local, régional ou mondial.

Prophet 21 (P21)

Prophet 21 d'Epicor, une solution conçue spécifiquement pour les Distributeurs,  allie la puissance de Microsoft® SQL Server® et la familiarité de Windows® dans une solution conçue pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises de distribution.

Prophet 21 d’Epicor vous propose une solution totalement intégrée; de la gestion des commandes, d'approvisionnement, et d'entreposage, à l'intérieur d'une seule plate-forme d'affaires à la fine pointe de la technologie.

 

Q?

Comment EC Solutions peut fournir les dernières solutions à la fine pointe de la technologie ?

A.

Bien que la solution d'Epicor offre les dernières technologies et des outils hautement efficaces, ce n'est qu'une partie de la solution que nous fournissons.. Notre méthodologie d‘implantation et notre département de support se démarquent dans le marché.

Q?

Est-ce que la solution d’EPICOR permet de devenir un chef de file dans notre industrie ?

A.

Les technologies innovantes d’Epicor ouvrent la voie à des fabricants d'aujourd'hui afin de rationaliser les processus et d’éliminer les obstacles à la croissance, tout en restant souple pour une répondre rapidement aux demandes des clients et aux marchés en évolution.

  • Suivre, mesurer et surveiller l'ensemble de votre entreprise, de la production et des matières premières
  • Accroître l'efficacité avec des informations pratiques en temps réel, et une visibilité sur les opérations de l'usine.
  • Réduire les coûts et rationaliser les processus tout en faisant croître les revenus et bénéfices.
  • Optimiser la fabrication sans gaspillage afin de se concentrer sur les priorités clés afin de prendre de meilleures décisions, d’éliminer le gaspillage et d'accroître la satisfaction des clients.
  • S’adapter facilement à de nouvelles méthodes de fabrication, l'évolution des exigences des clients, et de l'évolution des stratégies.

Q?

Peut-on nous servir en français ou en anglais ?

A.

Un autre atout essentiel pour EC Solutions est le fait que nous avons un département de soutien à temps plein afin de permettre aux administrations locales un support après-vente dans la langue choisie par le client.

Q?

Pourquoi devrions-nous demander une analyse des processus (BPR) ?

A.

Parce que cette analyse nous permet de décrire les processus actuels et d’identifier  les possibilités d'améliorations, pour ensuite discuter avec vous de  solutions adaptées à votre entreprise. Nous pouvons aussi aider le client à établir des objectifs d'affaires et d’évaluer le retour sur investissement potentiel. Le BPR permet la réduction des risques, car nous connaissons les fonctionnalités attendues.

Des lacunes potentielles de fonctionnalité (où les fonctionnalités du système diffèrent des processus d'affaires actuels) sont identifiées et présentés pour être corrigées.

Alors que nous passons en revue les résultats du BPR avec le client, nous nous assurons tous les deux que tout a été couvert et qu'il n'y aura pas de surprise lors du lancement de la solution ERP. Comme le BPR est effectué avant l'achat du logiciel, le client obtient une vue d’ensemble de l'investissement global avant de prendre une décision finale.

Q?

Pourquoi devrions-nous considérer EC Solutions comme partenaire ERP ?

A.

Nous améliorons quotidiennement l'expérience du client en offrant des services supplémentaires pour réduire leur facteur de risque et de les aider à atteindre un meilleur retour sur investissement. (ROI)

Q?

Est-ce que les logiciels EPICOR peuvent fournir une solution mobile et nuage ?

A.

Oui, de plus, l'information de la solution ERP peut être consultée à partir d'appareils mobiles et intégrés et par d'autres applications telles qu'Outlook pour une utilisation plus facile. L'intégration est telle qu’un simple courriel peut interroger la base de données du système et  fournir directement des réponses immédiates ou déclencher des actions système. Par exemple, EC Solutions a aidé les clients à configurer les processus basés sur des règles spécifiques de leur entreprise, ce qui permet aux gestionnaires d'approuver les commandes de requête, ou voir les indicateurs de leur choix, à partir de leur téléphone intelligent.

Q?

Pourquoi plusieurs projets d’implantation échouent, excèdent les budgets et les échéanciers ou ne produisent pas les fonctionnalités attendues ?

A.

Nous nous sommes engagés à fournir aux clients une méthode qui permettrait de réduire les risques et de les aider à atteindre des résultats tangibles. Au cœur de notre philosophie depuis le début est "Au-delà de l’implantation, des résultats !". La société jouissant d’une croissance constante au fil des ans, notre réputation d'implémentations réussies a grandi.

" En 2014, nous avons lancé un plan stratégique qui nous a permis de croître à un rythme encore plus rapide par la rationalisation de notre structure et l'évolution de notre stratégie de mise en marché. Nous avons maintenant une équipe de 40 professionnels dédiés à aider nos clients à réussir.”