La loi 25, également connue sous le nom de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, renforce les règles en matière de confidentialité pour les entreprises opérant au Québec.

Son objectif est simple. Les entreprises doivent assumer la responsabilité de la manière dont les renseignements personnels sont collectés, stockés, utilisés, partagés et protégés. La loi 25 accorde également aux individus davantage de droits sur leurs données personnelles, notamment en matière d’accès et de rectification.

La loi s’applique aux organisations du secteur privé de toutes tailles. Cela inclut les fabricants et les distributeurs, même si la protection des données n’est pas leur activité principale.

Les fabricants et les distributeurs ne se considèrent pas comme des entreprises axées sur les données, mais leur système ERP raconte une autre histoire. Chaque jour, Epicor ERP stocke et traite des informations personnelles liées aux employés, aux clients, aux fournisseurs et aux contacts de service.

La loi 25 exige des entreprises qu’elles assument la responsabilité de ces données. Cela signifie qu’elles doivent savoir où les informations personnelles sont stockées, qui peut y accéder et comment elles sont protégées dans le cadre des opérations quotidiennes.

Pour les fabricants et les distributeurs, le défi ne réside pas dans la collecte des données personnelles, mais dans leur gestion entre plusieurs services, utilisateurs et processus.

Comme Epicor ERP sert souvent de système central pour ces informations, il devient l’un des outils les plus importants pour garantir la conformité à la loi 25.

Epicor ERP comprend des outils qui aident les entreprises à gérer les informations personnelles de manière contrôlée et traçable. Bien que l’ERP ne garantisse pas à lui seul la conformité, il constitue une base solide.

Voici les principales façons dont Epicor ERP prend en charge les exigences de la loi 25 :

La loi 25 met l’accent sur la limitation de l’accès aux données personnelles. Tous les employés ne doivent pas avoir accès à toutes les informations.

Epicor ERP permet aux entreprises de définir les rôles et les autorisations des utilisateurs. Il est ainsi possible de restreindre l’accès en fonction du poste occupé. Par exemple, les données RH peuvent être limitées au personnel des ressources humaines, tandis que les coordonnées des clients ne sont visibles que par les équipes qui en ont besoin.

Cela réduit le risque d’accès non autorisé et soutient le principe du moindre privilège.

Pour protéger les informations personnelles, les entreprises doivent d’abord savoir où elles sont stockées.

Epicor ERP centralise les données entre les différents services. Il est ainsi plus facile d’identifier où se trouvent les informations personnelles et comment elles sont utilisées. Les journaux et les enregistrements de système intégrés permettent également de savoir qui a accédé aux données ou les a modifiées.

Cette visibilité est essentielle pour répondre aux audits, aux examens internes ou aux demandes de données.

La sécurité est une exigence fondamentale de la loi 25. Epicor ERP assure la sécurité grâce à un accès contrôlé, des options d’authentification et des protections au niveau du système.

Associé à une configuration appropriée et aux meilleures pratiques informatiques, Epicor ERP contribue à réduire le risque de violation des données et d’exposition non autorisée des informations personnelles.

La loi 25 exige la destruction des données personnelles lorsque l’objectif pour lequel elles ont été collectées ou utilisées a été atteint.

Cela signifie que les entreprises doivent détruire les informations ou les anonymiser à des fins sérieuses et légitimes, sauf si une loi prévoit une période de conservation.

Epicor ERP prend en charge les processus qui permettent aux entreprises d’anonymiser ou de limiter la visibilité des informations personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à leurs activités. Cela est particulièrement utile pour les anciens dossiers, les transactions historiques ou les données utilisées à des fins de création de rapports.

L’anonymisation permet de réduire les risques à long terme tout en conservant l’utilisabilité des données opérationnelles.

Commencez par identifier les informations personnelles présentes dans Epicor ERP. Cela inclut les données des employés, les dossiers clients et les coordonnées des fournisseurs.

Comprendre quelles données vous stockez est la première étape pour les protéger.

Vérifiez régulièrement les rôles des utilisateurs et leurs droits d’accès. Assurez-vous que les employés n’ont accès qu’aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Cela réduit les risques et facilite le maintien de la conformité au fil du temps.

La loi 25 accorde une grande importance à la responsabilité. Documentez la manière dont les informations personnelles sont traitées dans Epicor ERP, y compris les règles d’accès, les mises à jour et les corrections.

Une documentation claire facilite la gouvernance interne et les audits externes.

Même la meilleure configuration système peut échouer si les utilisateurs ne sont pas formés.

Les employés doivent comprendre comment Epicor ERP traite les données personnelles, pourquoi les contrôles d’accès sont importants et comment respecter les pratiques internes en matière de confidentialité.

La conformité à la loi 25 nécessite souvent à la fois une connaissance du système et une expertise des processus. Un partenaire Epicor expérimenté peut vous aider à examiner les configurations, à identifier les lacunes et à aligner l’utilisation de l’ERP sur les exigences légales.

Epicor ERP peut stocker des informations sur les employés, les coordonnées des clients, les données des fournisseurs, les informations de facturation et les dossiers de service. Toute donnée permettant d’identifier une personne peut être soumise à la loi 25.

Non. Epicor ERP prend en charge la conformité à la loi 25, mais ne rend pas automatiquement une entreprise conforme à lui seul. La conformité dépend d’une combinaison de technologies, de processus internes, de politiques et de comportements des utilisateurs.

Epicor ERP fournit des outils pour contrôler l’accès, sécuriser les données personnelles et améliorer la visibilité. Les entreprises doivent toujours définir des politiques de confidentialité, attribuer des responsabilités, former leurs employés et s’assurer que le système est correctement configuré pour leurs opérations.

Les paramètres de sécurité doivent être revus régulièrement et à chaque fois que les rôles, les processus ou les réglementations changent. Des révisions périodiques permettent de garantir une conformité continue avec les exigences de la loi 25.

Epicor ERP contribue à réduire les risques en limitant l’accès aux informations personnelles et en améliorant la surveillance. Les autorisations basées sur les rôles garantissent que les utilisateurs ne voient que les données dont ils ont besoin, ce qui réduit les expositions inutiles.

La centralisation des données, les journaux système et les contrôles d’accès facilitent également la surveillance des activités et l’identification précoce des problèmes. Associé à des pratiques internes rigoureuses et à des révisions régulières, Epicor ERP favorise un environnement de données plus contrôlé et plus sécurisé.