Comment Dynachange facilite l'adoption ERP des utilisateurs
Imaginez que vous conduisez la même voiture depuis 10 ans et que soudainement, on vous remet les clés d'une nouvelle voiture. La pédale d'accélérateur est au même endroit, mais le tableau de bord est rempli de boutons inconnus, la radio est enfouie sous cinq menus et même la commande des essuie-glaces semble étrangère. Vous continueriez à conduire, mais vous n'apprécieriez pas immédiatement l'expérience.
C'est ce que ressentent de nombreux employés face à un nouveau système ERP. Dynachange résout ce problème en rendant l'interface ERP familière, en supprimant le désordre et en adaptant les écrans à la façon dont chaque personne travaille le mieux.
Qu'est-ce que Dynachange
Dynachange est l’outil de personnalisation intégré à l’ERP Epicor. Considérez-le comme l’option « réorganiser le mobilier » de votre espace de travail Epicor Prophet 21.
Vous pouvez déplacer des éléments, masquer ceux dont vous n’avez pas besoin et placer les outils que vous utilisez le plus souvent à portée de main. Pas de codage, pas de grand projet informatique, juste des ajustements rapides et axés sur l’utilisateur qui rendent le système plus intuitif.
Sa place dans l’ERP Epicor
Dynachange se situe à mi-chemin entre l’utilisation du système tel quel et le paiement d’un développement personnalisé.
Par exemple, au lieu de demander au service informatique de reconstruire entièrement un écran de commande client, votre équipe commerciale peut utiliser Dynachange pour supprimer 10 champs non pertinents, déplacer des champs sur l’écran et définir des préférences, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les frustrations à long terme.
Pourquoi la personnalisation facilite l'acceptation de l'ERP par les utilisateurs
L’introduction d’un nouvel ERP peut donner l’impression de demander aux gens de parler une autre langue. La personnalisation permet de combler ce fossé en rendant le système plus accessible, plus rapide à utiliser et plus facile à comprendre.
En adaptant les écrans à des rôles spécifiques, vous réduisez la frustration et créez un environnement dans lequel les employés sont plus disposés à accepter le changement.
Réduction de la courbe d'apprentissage
Lorsque les écrans n’affichent que les champs et les options pertinents, les utilisateurs peuvent se concentrer sur ce qui compte, ce qui facilite l’apprentissage de l’ERP.
Si vous fournissez à un nouveau magasinier un écran de préparation des commandes qui n’affiche que les bacs et les quantités nécessaires, il le maîtrisera en quelques jours au lieu de plusieurs semaines.
Efficacité accrue
Moins de clics, moins de défilement et des mises en page ciblées permettent aux utilisateurs de travailler plus rapidement et de consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.
Imaginez un commis à la saisie des commandes qui traite 50 commandes par jour. Si Dynachange supprime trois clics inutiles par commande, cela représente plus de 150 clics économisés chaque jour. C’est du temps qu’il peut consacrer à aider les clients plutôt qu’à se débattre avec le logiciel.
Moins de résistance au changement
En rendant le système familier et convivial, les employés sont plus enclins à l’adopter plutôt qu’à l’éviter. Lorsque les utilisateurs constatent que le nouvel ERP peut être adapté à leurs routines quotidiennes, les plaintes selon lesquelles l’ancien système était meilleur s’estompent.
Meilleure précision des données
Les écrans encombrés augmentent les risques d’erreurs. Des mises en page claires et basées sur les rôles améliorent la concentration et la précision de la saisie des données.
Si seuls les champs dont l’utilisateur a réellement besoin sont visibles, le risque de taper accidentellement dans la mauvaise case diminue considérablement.
Personnalisations courantes de Dynachange
La beauté de Dynachange réside dans son incroyable adaptabilité. Que vous travailliez dans la vente, la finance, la production ou le service client, chaque équipe peut façonner son expérience ERP en fonction de son flux de travail quotidien. Il s’agit donc moins d’un outil « universel » que d’un établi que vous pouvez configurer à votre guise.
Personnalisation des champs
Tous les utilisateurs n’ont pas besoin de tous les champs. Avec Dynachange, vous pouvez masquer ceux qui ne sont pas utilisés, réorganiser ceux qui le sont et même renommer les champs pour les adapter à la terminologie de votre entreprise.
C’est comme étiqueter les tiroirs d’une boîte à outils : vous savez où tout se trouve.
Concevoir des menus
Les menus peuvent faire la différence dans la rapidité avec laquelle les utilisateurs accèdent aux outils dont ils ont besoin. La conception de menus rationalise la navigation en regroupant les fonctions essentielles pour un accès rapide.
C’est comme si vous rangiez votre cafetière, vos tasses et vos dosettes de café au même endroit dans votre cuisine ; vous gagnez du temps à chaque fois.
Onglets de conception
Les onglets permettent d’organiser les informations connexes. Les services peuvent réorganiser ou ajouter des onglets afin d’organiser les informations de la manière qui leur convient le mieux.
Ils peuvent ainsi accéder aux données pertinentes pour leurs fonctions sans avoir à cliquer sans cesse pour les trouver.
Créer des flux de travail
Les flux de travail guident les utilisateurs étape par étape tout au long d’un processus, ce qui est particulièrement utile pour les nouveaux employés ou les tâches complexes.
Par exemple, le service clientèle chargé du traitement d’un retour de produit peut suivre un cheminement à l’écran qui le guide tout au long du processus de vérification du produit, de traitement du retour, de mise à jour des stocks et d’émission d’un crédit, garantissant ainsi la cohérence et la réduction des erreurs dans le processus.
Comment mettre en œuvre Dynachange efficacement
Déployer la personnalisation de manière adéquate garantit une amélioration de la productivité, plutôt qu’un simple changement d’apparence du système. Il s’agit d’identifier les domaines dans lesquels de petites modifications auront le plus d’impact et d’impliquer les utilisateurs dans le processus.
Identifiez les besoins des utilisateurs
Asseyez-vous avec les équipes et observez comment elles utilisent l’ERP. Demandez-leur ce qui les ralentit et ce qu’elles aimeraient voir en premier lorsqu’elles se connectent. Vous constaterez parfois que ce qui frustre un rôle n’a aucune importance pour un autre. C’est l’occasion de personnaliser l’ERP.
Cartographier les flux de travail courants
Recherchez les processus qui se répètent des dizaines ou des centaines de fois par jour. Ce sont ceux pour lesquels la personnalisation sera la plus rentable.
Si votre service client passe la majeure partie de sa journée à consulter l’historique des commandes, veillez à ce que cette fonction de recherche soit bien visible sur l’écran principal. Si vos acheteurs ajoutent constamment les mêmes fournisseurs, définissez-les comme sélection par défaut.
Appliquez les modifications dans un environnement de test
Considérez cela comme si vous essayiez un nouvel agencement dans votre bureau avant de vous engager.
Utilisez un environnement sandbox pour tester les modifications avec un petit groupe d’utilisateurs.
Cela vous permettra de vous assurer que vous n’introduisez pas quelque chose qui rend le système plus difficile à utiliser et vous donnera l’occasion d’obtenir des commentaires réels avant de le déployer.
Déployez progressivement
Vous n’avez pas besoin de tout changer d’un seul coup. Commencez par un service et observez l’impact sur la productivité.
Par exemple, déployez d’abord les changements au sein de l’équipe commerciale, recueillez les commentaires, ajustez la configuration, puis appliquez ce qui fonctionne aux autres équipes et répétez le processus avec elles.
Former les utilisateurs
Expliquez aux utilisateurs les raisons qui motivent ces changements.
Les gens sont plus enclins à adopter de nouvelles configurations s’ils comprennent en quoi cela facilitera leur travail quotidien. Mieux encore, formez les membres clés de l’équipe à effectuer eux-mêmes de petits ajustements afin de leur permettre d’optimiser leurs propres écrans lorsque cela est nécessaire.
Tirez le meilleur parti de Dynachange grâce à l'aide d'experts
Bien que Dynachange soit accessible, un consultant ERP expérimenté peut repérer des gains d’efficacité que vous pourriez manquer.
Il peut vous aider à concevoir des mises en page basées sur les rôles, à rationaliser les flux de travail et à vous assurer que vos modifications ne créeront pas de problèmes à l’avenir.
C’est exactement ce que nous faisons chez EC Solutions. Depuis plus de 20 ans, nous aidons les distributeurs à personnaliser leur ERP Epicor.