Tous les départements, de la comptabilité aux opérations en passant par les ventes, peuvent travailler à partir de la même source de vérité. Toutes les données sont réunies sur une seule plateforme, l’ERP, et chaque décideur dispose des informations les plus cohérentes et les plus récentes. Cela permet d’éliminer les silos de données et de garantir la collaboration entre les départements.

La saisie des données se fait automatiquement, ce qui réduit le risque de duplication dû à la saisie manuelle des données. Les mises à jour automatiques des données permettent aux décideurs de s’appuyer sur les données les plus récentes et les plus précises pour chaque décision.

L’automatisation de la saisie des données réduit le travail manuel et les taux d’erreur, ce qui laisse plus de temps à votre équipe pour accomplir d’autres tâches à forte valeur ajoutée. 

Comme toutes les informations sont stockées dans un seul système, la collaboration entre les services est facilitée, car ils ne doivent plus se renvoyer des tonnes de documents à perpétuité. Les temps morts sont réduits et les tâches sont accomplies plus rapidement et plus efficacement.

Les données de base représentent des informations commerciales clés qui restent relativement constantes dans le temps. Elles comprennent les données relatives aux clients, aux fournisseurs, aux produits, aux articles, aux employés, aux fournisseurs et à la localisation. Elles sont utilisées et référencées dans plusieurs modules et transactions, et constituent l’épine dorsale des transactions et des rapports.

Les données transactionnelles représentent les opérations et les événements quotidiens ainsi que les événements ou les transactions individuels. Elles comprennent les commandes de vente, les commandes d’achat, les factures, les ordres de travail, les transactions financières et les mouvements d’inventaire. Elles sont très dynamiques, généralement liées aux données de base et soutiennent le flux de travail de l’entreprise.

Les données analytiques représentent des valeurs numériques utilisées pour la prise de décision, l’établissement de rapports et l’analyse commerciale. Ce type de données a été traité, calculé ou agrégé à des fins d’analyse. Elles comprennent les indicateurs clés de performance (ICP), les chiffres de vente, les tendances, les prévisions et les mesures.

Les données organisationnelles définissent la structure et le cadre de votre organisation. Il s’agit de données stables et normalisées utilisées pour classer d’autres données. Elles comprennent les codes de compagnies, les unités commerciales, les usines, les entrepôts et les départements. Elles sont essentielles pour configurer la façon dont les processus d’entreprise se déroulent dans le système ERP.

Les données opérationnelles, également appelées données détaillées, sont mises à jour en temps réel afin de toujours fournir les informations les plus récentes pour soutenir et piloter les opérations et processus quotidiens d’une entreprise. Il s’agit également des informations qui soutiennent les transactions ou les analyses.  

Elles comprennent des informations sur tous les départements, des ventes à la production, en passant par les stocks et le service clientèle. Cela permet aux décideurs de prendre des décisions rapides et opportunes.

La plupart des logiciels ERP sont dotés de tableaux de bord intégrés qui affichent rapidement des informations clés sur les performances de l’entreprise et en rendent compte, afin de permettre une prise de décision plus rapide et plus efficace. Les tableaux de bord peuvent parfois être personnalisés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. 

La plupart des rapports peuvent être personnalisés si nécessaire, mais ils sont conçus pour fournir des informations commerciales dès leur sortie de l’emballage.

De nombreux ERP sont dotés d’outils avancés tels que l’informatique décisionnelle (BI) et l’analyse pour aider votre entreprise à prévoir la demande, à surveiller les performances et à détecter rapidement les signaux d’alerte. Les données sont collectées, traitées et transformées en analyses prêtes à être lues pour permettre aux décideurs d’agir rapidement et efficacement sur la base des données les plus récentes et les plus précises.

Des problèmes tels que des données inexactes, incomplètes, incohérentes ou en double peuvent entraîner des inefficacités opérationnelles et des rapports incorrects. La mauvaise qualité des données est souvent due à des problèmes de migration des données à partir de systèmes existants, où les formats différents, les données manquantes et les enregistrements en double sont fréquents.

Chaque système ERP structure les données différemment, ce qui peut constituer un défi lorsqu’il s’agit de changer de système. Il faut souvent procéder à une transformation et à une mise en correspondance approfondies. Les données peuvent facilement être perdues ou dupliquées si elles ne sont pas gérées avec soin. 

La migration des données est souvent sous-estimée en ce qui concerne le temps, le budget et les compétences nécessaires pour la mener à bien. La migration des données est une tâche complexe qui requiert une expertise spécifique.

Les ERP sont généralement des systèmes connectés, et les données interagissent avec plusieurs systèmes et applications en même temps. La migration des données d’un système à un autre nécessite des tests complets et une validation après la migration afin de s’assurer que les systèmes et applications interconnectés continuent à fonctionner de manière transparente dans le nouvel ERP.

Maintenir des données propres est un processus continu. Il demande du temps et des efforts, et s’il n’est pas fait correctement, il peut être coûteux à réparer. Une gestion efficace des données pour l’ERP nécessite un personnel qualifié et une gouvernance des données, qui peuvent faire défaut, ce qui met à rude épreuve les ressources de l’organisation et a un impact sur les performances du système.