Deuxième partie : les étapes à retenir
Dans notre précédente section de l’article, nous vous avons donné un bref aperçu de ce qu’est un système ERP. Nous vous en avons présenté les principales caractéristiques et nous avons également présenté quelques-uns des avantages associés à son utilisation. Maintenant, nous nous concentrerons sur le choix d’un système ERP et aussi d’un partenaire d’implantation.
Première étape préliminaire : Définir les objectifs, le budget et l’échéancier
Une fois la décision prise de vous lancer dans un projet d’implantation d’un système ERP, la première étape est sans contredit d’en définir les objectifs, le budget et l’échéancier. C’est le moment d’identifier les résultats que vous souhaitez obtenir. En les identifiant dès le départ, vous serez en mesure, plus tard, d’évaluer le succès du projet. De la même manière, il est important de définir dès le début quel budget on souhaite allouer au projet. En le déterminant d’entrée de jeu, on peut plus facilement éviter les dépassements de coûts. Quant à l’échéancier, il s’agit ici de déterminer le temps dont on dispose pour compléter le projet et non pas d’en planifier les différentes étapes.
Deuxième étape préliminaire : Revue et analyse des processus d’affaires
On fait ici allusion à un exercice sommaire visant surtout à identifier les processus d’affaires de votre entreprise afin de pouvoir choisir un système ERP les couvrant tous. Une analyse plus détaillée sera faite dans le cadre de l’implantation de la solution retenue.
Toutes les entreprises diffèrent de par leur processus d’affaires et, de la même manière, tous les systèmes ERP diffèrent de par les modules qu’ils intègrent. De là l’importance d’avoir dès le départ une bonne idée des processus qu’on souhaite voir pris en charge par la solution retenue.
Quelques critères de sélection d’un fournisseur ERP
Il existe des dizaines de critères à considérer dans la sélection d’un fournisseur ERP. Toutefois, certains ont plus d’importance que d’autres et ceux-ci auront le plus de poids dans votre choix. Examinons-en quelques-uns.
Correspondance fonctionnalités – processus
Il est important de choisir un système dont les fonctionnalités correspondent à vos besoins. Le meilleur système ERP pour votre entreprise est sans aucun doute celui dont les différentes fonctionnalités correspondent aux processus d’affaires identifiés à la deuxième étape préliminaire ci-dessus. Dans vos recherches, vous pourrez trouver des ERP qu’on dit généraliste (qui s’adaptent à plusieurs industries ou un ERP « best of breed », qui a été développé spécifiquement pour les défis d’une entreprise/industrie. Chacun comporte ses avantages et ses limites (flexibilité, meilleures pratiques, investissement dans le développement, personnalisation)
Réputation du fournisseur de système ERP
De façon générale, on peut se fier à la réputation d’un fournisseur de système ERP. En particulier, renseignez-vous sur la réputation des différents fournisseurs auprès d’entreprises œuvrant dans des domaines similaires aux vôtres. Après tout, les besoins d’un cabinet de services professionnels, par exemple, sont radicalement différents de ceux d’une entreprise manufacturière.
Soutien
Les systèmes ERP sont d’une grande complexité. Tôt ou tard, vous aurez besoin de soutien. Il est donc important bien comprendre l’offre de soutien des différents fournisseurs. Si, par exemple, la majorité de vos utilisateurs sont francophones, vous privilégierez certainement une entreprise offrant du soutien en français dans le même fuseau horaire. La facilité à obtenir du soutien et la vitesse de résolution des incidents sont autant d’éléments à considérer dans votre sélection.
Formation et documentation
Toujours en raison de la grande complexité des systèmes ERP, la formation et la documentation disponibles sont deux éléments importants lorsque vient le temps d’arrêter son choix. La question de la langue revêt, ici aussi, une certaine importance. La formation et la documentation sont-ils disponibles dans la langue de votre choix? Le type de formation disponible doit aussi être considéré. Alors que certains préfèrent une formation « en classe », d’autres favorisent plutôt une approche en entreprise alors que d’autres encore optent pour de la formation en ligne, par exemple.
Le choix d’un partenaire d’implémentation
L’implantation d’un système ERP est un grand projet et malheureusement, les statistiques démontrent un taux d’échec assez élevé. Et tout autant que le choix de la solution, le choix d’un partenaire d’implémentation aura un impact majeur sur le succès de l’initiative. Au moment de vous lancer dans un tel projet, il est plus que probable que vous n’ayez que peu ou pas du tout d’expertise dans le domaine. Un partenaire qui est à même de comprendre vos besoins et le fonctionnement de votre entreprise dans ses moindres détails tout en ayant une vaste connaissance de votre système ERP vous aidera à éviter les éventuelles erreurs de parcours et à mitiger les risques associés à tout projet d’une telle envergure.
Bien plus qu’un simple fournisseur de service, l’entreprise que vous choisirez deviendra rapidement un réel partenaire. Et sa contribution ne s’arrêtera généralement pas à vous assister tout au long de votre projet d’implantation. Les meilleurs joueurs dans ce domaine offrent une vaste gamme de services professionnels reliés de près ou de loin à vos besoins. Votre partenaire pourrait, par exemple vos offrir de la formation—parfois dans une langue qui n’est pas offerte par le fournisseur du système ERP. Il pourra aussi, au besoin, prendre en charge la gestion, l’administration et le développement du système. Finalement, votre partenaire d’implantation pourra vous aider à optimiser vos processus opérationnels. Dans le processus de sélection d’un partenaire d’implémentation, assurez-vous de bien connaître tout ce que celui-ci peut faire pour vous. Alors voyez avec celui-ci pour lire des études de cas. Plus tard, dans vos étapes de sélections, une discussion avec quelques clients dans la même industrie sera très intéressante pour connaître leur niveau de satisfaction, autant pour le logiciel que l’intégration et la vision à long terme. Car on ne se le cachera pas, le choix d’un ERP, c’est une décision de plus 10 ans!
Conclusion
On pourrait écrire un livre entier sur la sélection d’un système ERP. Notre but était de vous donner un aperçu de ce que le processus de sélection exige. Nous n’avons cependant qu’effleuré le sujet car celui-ci est très large. Vous voulez en savoir plus sur le choix d’un système ERP, les experts de EC Solutions peuvent vous aider à y voir plus clair. Contactez-nous pour plus de détails.