Choisir un système ERP : Comment s’y retrouver

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Implanter un système ERP n’est pas un projet à prendre à la légère. Bien que le système puisse vous apporter des bénéfices importants, il s’agit d’un projet majeur, tant en terme de coûts que d’efforts et de temps. Il donc important de démarrer sur une bonne base.
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Implanter un système ERP n’est pas un projet à prendre à la légère. Bien que le système puisse vous apporter des bénéfices importants, il s’agit d’un projet majeur, tant en terme de coûts que d’efforts et de temps. Il donc important de démarrer sur une bonne base. Une des premières étapes est, de toute évidence, le choix du système répondant le mieux aux besoins de votre entreprise. C’est ce dont nous allons discuter. Dans un premier temps, nous allons décrire sommairement ce qu’est un système ERP et en présenter les principaux avantages. Par la suite, nous discuterons du choix d’un système ERP et d’un partenaire d’implémentation.

 

Un Système ERP, c’est quoi au juste?

Un système ERP (de l’anglais Enterprise Resource Planning) est un progiciel intégré permettant généralement de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise. Un tel système couvre toutes les fonctions d’une société comme par exemple la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi l’approvisionnement, la fabrication, la distribution et la vente.

Dans une entreprise n’utilisant pas de système ERP, des applications d’origines diverses (parfois sur mesure et / ou développées localement) coexistent tant bien que mal. Les différentes applications ne partagent pas ou peu leurs données et elles ne sont pas toujours conçues pour travailler simplement et correctement ensemble. Les équipes informatiques ont souvent fort à faire pour mettre en place des intégrations ad hoc entre des systèmes disparates, avec des résultats qui ne sont pas toujours à la hauteur des attentes. Un système ERP, de par sa conception, intègre la fonctionnalité de toutes ces applications de façon harmonieuse.

Plus encore qu’un moyen d’automatiser vos multiples processus d’affaires, un système ERP constitue un des meilleurs outils qui soient pour la prise de décision. En effet, une des caractéristiques des systèmes ERP est l’utilisation d’une base de données commune à tous les modules. Cela permet de créer de multiples tableaux de bord qui présentent des données en temps réel. Et comme tous les intervenants ont accès aux mêmes données dès que celles-ci sont disponibles, ils sont en mesure de prendre non seulement les bonnes décisions mais aussi de les prendre au moment opportun.

Grâce à ses rapports et à ses tableaux de bord électroniques qui vous montrent en temps réel ce qui se passe dans l’ensemble des services de votre entreprise, un système ERP vous permet de mener une veille stratégique et d’effectuer des analyses avancées basées sur des faits et non sur des prévisions.

 

Les avantages d’un système ERP

Il est très ardu, voire impossible de dresser un liste exhaustive de tous les avantages liés à l’implantation d’un système ERP. Essayons néanmoins de jeter un regard rapide sur quelques-uns des principaux avantages. Ce qui résume le mieux les avantages d’un tel système, en particulier dans un contexte industriel, c’est qu’il aide les fabricants à en faire plus avec moins. De façon générale, un système ERP permet d’augmenter les revenus mais surtout les marges. Il peut contribuer à rendre votre entreprise plus efficace, plus agile. 

Par ailleurs, un système ERP transforme les processus de gestion du capital humain et des finances en s’appuyant sur les meilleures pratiques du secteur. Il peut renforcer les RH avec des outils riches en fonctionnalités tout comme il peut vous aider à améliorer et à moderniser votre gestion financière.

Un autre avantage important est l’optimisation de la gestion des ressources tout en maintenant la satisfaction des clients. En effet, un système ERP adapté à vos besoins vous permet de contrôler les coûts liés à la satisfaction des demandes des clients, rationalisant ainsi la voie vers des profits accrus.

Les meilleurs systèmes ERP incorporent également des solutions de gouvernance des risques et de la conformité. Ils peuvent par conséquent vous aider à répondre aux normes et exigences en vigueur ainsi qu’aux meilleures pratiques de votre secteur. Un système ERP peut simplifier le respect de la réglementation. Il peut également, dans bien des cas, répondre aux exigences de suivi des audits et de documentation grâce, entre autres, à ses fonctionnalités de gestion du cycle de vie des produits. 

Un système ERP peut également améliorer la sécurité de vos données d’entreprise. Après-tout, ces données constituent souvent un actif important. Un système ERP digne de ce nom protègera vos données en appliquant, par exemple, des rôles d’utilisateurs et des paramètres de sécurité afin de restreindre l’accès aux données selon les besoins réels de chacun. 

Dans la prochaine section de l’article, nous verrons plus en détails comment choisir non seulement un système ERP adapté à vos besoins mais aussi un partenaire d’implantation qui pourra vous assister à travers ce projet. Avec le bon système et le bon partenaire, vous serez en mesure de compléter votre implantation ERP avec succès et vous récolterez rapidement les bénéfices escomptés.

 

Deuxième partie : Comment choisir le bon système ERP

Dans notre précédent article, nous vous avons donné un bref aperçu de ce qu’est un système ERP. Nous vous en avons présenté les principales caractéristiques et nous avons également présenté quelques-uns des avantages associés à son utilisation. Si vous ne l’avez pas lu, nous vous invitons à le faire sans plus attendre. Aujourd’hui, nous nous concentrerons sur le choix d’un système EPR et aussi d’un partenaire d’implantation.

 

Première étape préliminaire : Définir les objectifs, le budget et l’échéancier

Une fois la décision prise de vous lancer dans un projet d’implantation d’un système ERP, la première étape est sans contredit d’en définir les objectifs, le budget et l’échéancier. C’est le moment d’identifier les résultats que vous souhaitez obtenir. En les identifiant dès le départ, vous serez en mesure, plus tard, d’évaluer le succès du projet. De la même manière, il est important de définir dès le début quel budget on souhaite allouer au projet. En le déterminant d’entrée de jeu, on peut plus facilement éviter les dépassements de coûts. Quant à l’échéancier, il s’agit ici de déterminer le temps dont on dispose pour compléter le projet et non pas d’en planifier les différentes étapes. 

 

Deuxième étape préliminaire : Revue et analyse des processus d’affaires

On fait ici allusion à un exercice sommaire visant surtout à identifier les processus d’affaires de votre entreprise afin de pouvoir choisir un système ERP les couvrant tous. Une analyse plus détaillée sera faite dans le cadre de l’implantation de la solution retenue. 

Toutes les entreprises diffèrent de par leur processus d’affaires et, de la même manière, tous les systèmes ERP diffèrent de par les modules qu’ils intègrent. De là l’importance d’avoir dès le départ une bonne idée des processus qu’on souhaite voir pris en charge par la solution retenue.

 

Quelques critères de sélection d’un fournisseur ERP

Il existe des dizaines de critères à considérer dans la sélection d’un fournisseur ERP. Toutefois, certains ont plus d’importance que d’autres et ceux-ci auront le plus de poids dans votre choix. Examinons-en quelques-uns.

 

Correspondance fonctionnalités – processus

Il est important de choisir un système dont les fonctionnalités correspondent à vos besoins. Le meilleur système ERP pour votre entreprise est sans aucun doute celui dont les différentes fonctionnalités correspondent aux processus d’affaires identifiés à la deuxième étape préliminaire ci-dessus. Dans vos recherches, vous pourrez trouver des ERP qu’on dit généraliste (qui s’adaptent à plusieurs industries ou un ERP « best of breed », qui a été développé spécifiquement pour les défis d’une entreprise/industrie. Chacun comporte ses avantages et ses limites (flexibilité, meilleures pratiques, investissement dans le développement, personnalisation)

 

Réputation

De façon générale, on peut se fier à la réputation d’un fournisseur de système ERP. En particulier, renseignez-vous sur la réputation des différents fournisseurs auprès d’entreprises œuvrant dans des domaines similaires aux vôtres. Après tout, les besoins d’un cabinet de services professionnels, par exemple, sont radicalement différents de ceux d’une entreprise manufacturière. 

 

Soutien

Les systèmes ERP sont d’une grande complexité. Tôt ou tard, vous aurez besoin de soutien. Il est donc important bien comprendre l’offre de soutien des différents fournisseurs. Si, par exemple, la majorité de vos utilisateurs sont francophones, vous privilégierez certainement une entreprise offrant du soutien en français dans le même fuseau horaire. La facilité à obtenir du soutien et la vitesse de résolution des incidents sont autant d’éléments à considérer dans votre sélection. 

 

Formation et documentation

Toujours en raison de la grande complexité des systèmes ERP, la formation et la documentation disponibles sont deux éléments important lorsque vient le temps d’arrêter son choix. La question de la langue revêt, ici aussi, une certaine importance. La formation et la documentation sont-ils disponibles dans la langue de votre choix? Le type de formation disponible doit aussi être considéré. Alors que certains préfèrent une formation « en classe », d’autres  favorisent plutôt une approche en entreprise alors que d’autres encore optent pour de la formation en ligne, par exemple.

 

Le choix d’un partenaire d’implémentation

L’implantation d’un système ERP est un grand projet et malheureusement, les statistiques démontrent un taux d’échec assez élevé. Et tout autant que le choix de la solution, le choix d’un partenaire d’implémentation aura un impact majeur sur le succès de l’initiative. Au moment de vous lancer dans un tel projet, il est plus que probable que vous n’ayez que peu ou pas du tout d’expertise dans le domaine. Un partenaire qui est à même de comprendre vos besoins et le fonctionnement de votre entreprise dans ses moindres détails tout en ayant une vaste connaissance de votre système ERP vous aidera à éviter les éventuelles erreurs de parcours et à mitiger les risques associés à tout projet d’une telle envergure.

Bien plus qu’un simple fournisseur de service, l’entreprise que vous choisirez deviendra rapidement un réel partenaire. Et sa contribution ne s’arrêtera généralement pas à vous assister tout au long de votre projet d’implantation. Les meilleurs joueurs dans ce domaine offrent une vaste gamme de services professionnels reliés de près ou de loin à vos besoins. Votre partenaire pourrait, par exemple vos offrir de la formation—parfois dans une langue qui n’est pas offerte par le fournisseur du système ERP. Il pourra aussi, au besoin, prendre en charge la gestion, l’administration et le développement du système. Finalement, votre partenaire d’implantation pourra vous aider à optimiser vos processus opérationnels. Dans le processus de sélection d’un partenaire d’implémentation, assurez-vous de bien connaître tout ce que celui-ci peut faire pour vous. Alors voyez avec celui-ci pour lire des études de cas. Plus tard, dans vos étapes de sélections, une discussion avec quelques clients dans la même industrie sera très intéressante pour connaître leur niveau de satisfaction, autant pour le logiciel que l’intégration et la vision à long terme. Car on ne se le cachera pas, le choix d’un ERP, c’est une décision de plus 10 ans!

 

En Conclusion 

On pourrait écrire un livre entier sur la sélection d’un système ERP. Notre but était de vous donner un aperçu de ce que le processus de sélection exige. Nous n’avons cependant qu’effleuré le sujet car celui-ci est très large. Vous voulez en savoir plus sur le choix d’un système ERP, les experts de EC Solutions peuvent vous aider à y voir plus clair. Contactez-nous pour plus de détails.

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